Duitsland is met afstand de belangrijkste handelspartner voor Nederland, zowel voor de import als de export. We exporteren onder andere aardolie, agrarische en chemische producten, machines en kleding. En wij importeren onder meer voertuigen en producten uit de chemische, ijzer- en staalindustrie. Tussen beide landen vindt dus heel wat handelsverkeer plaats. In dit artikel gaan we in op de belangrijkste cultuurverschillen tussen Nederland en Duitsland. Waar moet u rekening mee houden als u zakendoet met een Duits bedrijf? En wat kunt u doen als uw Duitse klant weigert te betalen?

De Nederlandse economie is vooral op handel en scheepvaart gericht geweest. Door de Nederlandse koopmansgeest zijn we er veelal op gefocust een oplossing te vinden in een zakelijke onderhandeling of conflict. Als klein land zijn wij namelijk altijd afhankelijk van andere, grotere landen om zaken te doen. Liever een uitkomst, dan helemaal geen zaken, lijkt het credo van de Nederlander. De Duitse economie is veel meer gericht op de auto-industrie en ambachten, en kent een zogenoemde agrarisch-feodale maatschappij. Vermoedelijk is daardoor een fixatie op prestatie en vakkennis ontstaan. Duitsers zijn geneigd om zich in een zakelijke situatie vasthoudender en minder toegeeflijk op te stellen, wanneer zij van mening zijn dat zij gelijk hebben.
Veel van de huidige misverstanden tussen Duitsers en Nederlanders ontstaan doordat voorbij wordt gegaan aan de cultuurverschillen. Door de ogenschijnlijke gelijkenis tussen beide landen en de nauwe contacten binnen de EU, worden de verschillen tussen beide landen vaak onderschat en terzijde geschoven. Omdat de bedrijfsculturen van beide landen echter nog steeds heel verschillend zijn, spelen deze cultuurverschillen in zakelijke onderhandelingen wel degelijk een rol.

Communicatie en benadering
Om bij het begin te beginnen: hoe treedt u in contact met een Duitser? Het lijkt misschien een open deur, maar uw Duitse zakenpartner zal het zeker waarderen wanneer u Duits tegen hem spreekt en in het Duits met hem communiceert. Nederlanders denken vaak dat ze een aardig woordje Duits spreken. In sommige gevallen is dit gelukkig ook zo. Maar onderschat het niet. Want heeft u altijd in het Duits gecommuniceerd en ontstaat er toch een conflict dat uitmondt in een gerechtelijke procedure, dan zal de rechter ook van u verwachten dat u alles heeft begrepen. Dus bent u niet zeker van uw Duits, dan is het slim om toch een vertaler of native speaker in te schakelen. Deze kan u helpen bij het op een juiste manier interpreteren van de stukken en het vastleggen van de juiste afspraken. Zo voorkomt u dat er verwarring ontstaat of zaken niet goed op papier komen te staan.
Ook in de dagelijkse omgang met uw zakenpartner zijn er punten waarmee u rekening kunt houden. Waar men in Nederland vaak overstapt op een meer informele wijze van communiceren en met elkaar omgaan, blijft een Duitser vrijwel altijd formeel en zakelijk. Nederlanders zijn gewend om elkaar met de voor- en achternaam aan te spreken en een titel als ‘doctorandus’ of ‘meester’ achterwege te laten. In Duitsland is het gebruikelijk om deze titel wél te noemen, wanneer je weet dat iemand een bepaalde titel draagt. Een ander verschil is het gebruik van je of jij. Nederlanders tutoyeren elkaar vaak al na een eerste kennismaking; men ‘kent’ elkaar dan immers. In Duitsland is het gebruikelijk om elkaar formeel aan te blijven spreken met het Duitse woord voor u, ‘Sie’. Wilt u een goede indruk maken op uw tegenpartij? Spreek uw gesprekspartner dan altijd op deze manier aan, ook al lijkt dat voor een Nederlander overdreven.
Duitsers zijn over het algemeen wat minder extravert en terughoudender. Dit is ook terug te zien in de wijze waarop zij zich presenteren. Bent u van plan om uw bedrijf of product in Duitsland te presenteren? Houd dan rekening met deze terughoudendheid en zorg ervoor dat uw bedrijfspresentatie of productlancering kort en bondig is. Vermijd langdradige verhalen en dominante aanbevelingen. Waar wij Nederlanders onszelf graag presenteren als de beste, grootste of meest winstgevende, wordt dit door Duitsers als te pretentieus ervaren. Een Duitse ondernemer zal aangeven dat hij tot één van de beste behoort, waarmee hij zich liever op een gelijk niveau ten opzichte van zijn concurrenten plaatst.

Wijze van zakendoen
Ook aan de onderhandelingstafel zijn er een paar zaken waar wij als Nederlanders op moeten letten. Zo verloopt het besluitvormingsproces bij de Duitse zakenpartner anders en is de hiërarchie formeler geregeld. Een Nederlandse onderhandelaar is bijvoorbeeld vaak jonger maar hij heeft wel de bevoegdheden en ruimte om te onderhandelen en tot een besluit te komen. De Nederlander hecht minder waarde aan formaliteiten, komt met realistische prijsvoorstellen en kan zich uiterst commercieel uitdrukken om het bereiken van een overeenkomst te bespoedigen. Daarentegen zal een Duitser om te kunnen onderhandelen en besluiten te kunnen nemen de juiste positie moeten hebben in de organisatie. Gezien de formelere bedrijfsstructuren betekent dat veelal dat de uiteindelijke beslisser ouder zal zijn. Bovendien zijn Duitsers vaak heel secuur. Dit uit zich niet alleen in de manier van werken, maar ook in de kwaliteit die zij eisen van de dienst die ze geleverd krijgt, de mate van betrouwbaarheid van de zakenpartner, het nakomen van afspraken, het houden aan een planning en het op tijd leveren van producten en diensten. Handig om te weten wanneer u zakendoet met een Duitse partij.

Incasso in Duitsland
Hoe zit het met de betalingsmoraal in Duitsland? Welke stappen kunt u ondernemen wanneer u te maken krijgt met een niet-betalende Duitse klant? In Nederland is het normaal om concrete afspraken te maken over betalingstermijnen. In Duitsland gebeurt dit gelukkig ook en worden deze afspraken bovendien vaak serieus genomen. Maar als men vanwege allerlei redenen niet op tijd kan betalen, wil men in Duitsland nog wel eens weglopen voor de realiteit en als een struisvogel zijn kop in het zand steken of met allerlei excuses komen. Alles om maar geen gezichtsverlies te hoeven leiden. Het zal u dan ook niet bevreemden dat het dan vaak komt tot een gang naar de rechter.
In Duitsland kijkt men minder positief tegen incasso-organisaties aan dan in Nederland. Net als hier mogen ook de Duitse incassobureaus enkel buitengerechtelijk handelen. Daarnaast worden de incassokosten in Duitsland niet vergoed. Om deze redenen stappen veel Duitsers direct naar een advocaat.
Bij een Duits incassobureau is op de achtergrond vaak een advocaat als dienstverlenende derde actief. Hiermee wordt de indruk gewekt dat een incassobureau alle middelen in handen heeft om een vordering te innen, maar dat is niet zo. Het gerechtelijke pad moet altijd bewandeld worden via een advocaat. Een incassobureau heeft niet de middelen in huis om juridische stappen te kunnen nemen en procedures te kunnen voeren. Daarom is het handig om in Duitsland direct een advocaat in te schakelen. Hiermee voorkomt u dat het traject langer duurt dan nodig is.
Na de overdracht van een vordering kan een advocaat uw debiteur schriftelijk en telefonisch sommeren. Als uw klant na schriftelijk en telefonisch sommeren niet binnen de gestelde termijn betaalt, wordt in overleg vaak een procedure gestart.

Gerechtelijk traject
Er bestaat een fundamenteel cultuurverschil tussen het Duitse en Nederlandse rechtsstelsel. Terwijl het Nederlandse rechtsstelsel uitgaat van crediteurenbescherming, staat in het Duitse rechtsstelsel de debiteurenbescherming voorop. Dit wordt onderstreept door de eisen aan de gerechtelijke maatregelen: in tegenstelling tot in Nederland kan zowel de beslaglegging als het aanvragen van een faillissement in Duitsland niet nadat er eerder in een procedure vonnis is verkregen. Het onderzoeken of er daadwerkelijk een gegronde vordering bestaat op de betreffende debiteur, speelt in dergelijke procedures een belangrijke rol.
Mocht het onverhoopt zo zijn dat u in een gerechtelijke procedure verwikkeld raakt, dan is het prettig wanneer u kunt worden bijgestaan door een advocaat die uw taal en die van uw debiteur spreekt, bekend is met de Duitse wetten, regels en cultuur, en mag procederen bij een rechtbank in Duitsland. Hiermee voorkomt u de tussenkomst van een vertaler of een onnodig lang traject doordat u moet overstappen naar een Duitse advocaat. Dit is niet alleen efficiënt qua tijd, maar ook qua kosten.
Kortom, zakendoen met een Duitse partner is zeker de moeite waard. Houd rekening met cultuurverschillen, want die zijn er, ook al springen ze niet gelijk in het oog. En dan moet u zeker in staat zijn een langdurige renderende relatie op te bouwen.

Auteurs: Angelika Unger vormt samen met Ute Fangmann, Natalja Lux en Katja Quensel het Duitse team van Bierens Incasso Advocaten. Suzan van Kasteren is Online Marketeer bij Bierens Incasso Advocaten.
Bron: De Credit Manager, 2014, nummer 1.

Shares