De voordelen van elektronische debiteurenfacturatie zijn duidelijk: het is sneller, goedkoper en betrouwbaarder dan handmatige methoden en elimineert het gedoe en de inefficiëntie van papieren facturen. Maar het automatiseren van het debiteurenproces en het uitvoeren van een succesvol e-factureringproject lijkt soms een ontmoedigende taak. De werkelijkheid is, dat met de juiste strategie en oplossing 100% elektronische facturering kan worden bereikt zonder de belangen van zowel klanten als bedrijf te beschadigen.

Traditionele papieren klant factuurverwerking is een lang en tijdrovend, vaak kostbaar proces. Het beïnvloedt de DSO en is moeilijk te controleren. Bij handmatige facturering is het moeilijk om het proces van documentverwerking en cashcollectie te verbeteren.
Vandaag de dag worden nog steeds grote aantallen facturen per post verzonden. Er zijn nog veel bedrijven die hun facturen per post willen ontvangen, maar de inspanningen nodig voor een tijdige postbezorging, door eigen personeel, eigen printers, eigen postkamer, zijn groter dan wat het waard is.
Bedenk hoeveel knelpunten er zijn vanaf het moment dat een factuur wordt gegenereerd tot het moment dat de factuur vanuit een traditionele postkamer wordt verzonden. Totdat bedrijven een alternatief vinden voor het stroomlijnen van de conventionele bezorging van facturen, is het potentieel voor efficiëntieverbeteringen binnen het facturatieproces beperkt.

Elektronisch factureren
Elektronische facturatie beslaat een breed gebied aan onderwerpen die topprioriteit hebben voor vrijwel alle hedendaagse bedrijven. Voorbeelden hiervan zijn: grip houden op de operationele kosten, functionele beperkingen van het ERP-systeem, problemen op de postkamer en het beheersen van facturatiedisputen. Automatisering van factureren elimineert die problemen en verbetert de snelheid en nauwkeurigheid van de verwerking, waardoor facturen sneller worden verzonden, en dus, betalingen sneller worden ontvangen.

Sneller, nauwkeuriger en efficiënter factureren is één ding; voldoen aan uiteenlopende voorkeuren van de klant voor het ontvangen van facturen is een heel andere uitdaging. Om alle voordelen van elektronische facturering te realiseren, moeten bedrijven een praktische manier vinden om met klantencontact om te gaan. De meeste klanten begrijpen de voordelen die e-invoicing kan brengen, maar velen zijn gewoon niet klaar voor het veranderen van processen die zijn ingesteld op het verwerken van papieren facturen.

In het verleden hadden bedrijven die hun facturatieproces wilden verbeteren slechts drie keuzes:
1. Doe niets en zie af van grote efficiëntieverbeteringen (terwijl concurrenten die wel verwezenlijkten).
2. Probeer alle klanten om te zetten naar e-facturering (wat vrijwel zeker mislukt).
3. Ontwikkel en implementeer klantspecifieke processen die zijn aangepast aan de verschillende niveaus van automatisering bij de klanten.

Verder lezen? Log in of registreer u als VVCM lid.

Shares