Op donderdag 31 oktober 2013 organiseerde de VVCM een Meet & Learn-bijeenkomst bij 10ForIT BV in Beverwijk. Het thema: samenwerken in de keten (supply chain) als sleutel tot hogere efficiëntie, betere kwaliteit, minder beslag op werkkapitaal en hogere marges voor alle betrokken partijen. Sprekers Frank Beentjes, directeur bij 10ForIT, Anita Gerrits, partner bij G-Ray, en Tonnis de Boer, directeur bij TradeCloud, blikken terug en vatten hun visie samen.

De winst van efficiënter en effectiever communiceren
Hoewel er de laatste jaren meer aandacht is voor het efficiënter inrichten van de communicatie met debiteuren in het incassoproces, worden bestaande mogelijkheden nog onvoldoende benut. Tijdens de bijeenkomst van 31 oktober gaf 10ForIT een aantal adviezen. Zo kunt u ervoor kiezen om uw standaard communicatie te automatiseren. Er vindt een automatische verificatie plaats of de juiste debiteur aan de lijn is, gevolgd door de boodschap met betaalinstructies en opties om een betaalregeling te treffen. Op deze manier kunnen uw medewerkers tweeënhalf keer zoveel debiteuren afwikkelen.
Het tweede advies is om de inbound communicatie die ontstaat door de outbound communicatie te automatiseren. Wanneer een debiteur naar aanleiding van een gemiste oproep terugbelt naar uw bedrijf, kan er geautomatiseerd een boodschap ten gehore worden gebracht inclusief de vervolgstappen. Hierdoor kan zo’n 60% reductie op het aantal binnenkomende telefoongesprekken op het callcenter worden gerealiseerd.
De focus van de medewerker dient op hoge, lastige vorderingen en debiteuren met een hoog risicoprofiel te liggen. Door de communicatie naar debiteuren te automatiseren is het eenvoudig om hier segmentatie aan te brengen. Zo kunt u debiteuren met een lage vordering of laag risicoprofiel niet laten doorschakelen naar het callcenter en geheel automatisch afwikkelen door actief digitale betaalopties aan te bieden. Terwijl bij contact met een debiteur met een hoge vordering of hoog risicoprofiel deze direct doorverbonden dient te worden met een medewerker.
Ten slotte is het van belang dat de contactdata volledig en juist is. Hoewel dit logisch lijkt, is dit voor veel bedrijven nog geen realiteit. Door het automatiseren van inbound en outbound telefonieverkeer kan uw bedrijf belangrijke informatie vergaren, zoals juistheid en verrijking van telefoonnummers, bankrekeningnummers, e-mailadressen en controleren of een telefoonnummer nog actief is. Wanneer uw bedrijf rekening houdt met deze adviezen, wordt uw incassoproces efficiënter ingericht.

Frank Beentjes, directeur 10ForIT

Slimmer en sneller samenwerken met klanten en leveranciers
De mens is een sociaal dier. We willen graag samenwerken. Het zit in onze genen. Maar in bedrijven zitten we vaak gevangen in een keurslijf, met muurtjes om onze afdelingen, personen of complete organisaties die onze belangen of targets moeten beschermen. Samenwerken met klanten en leveranciers wordt ons moeilijk gemaakt. We hebben besloten meetings, ontoegankelijke ERP-systemen en communiceren extern nog met papier en fax. Informatie wordt slecht gestructureerd en niet gedeeld. Partners worden gewantrouwd in plaats van vertrouwd. Zo worden we beperkt in ons samenwerken en voelen we ons als persoon beperkt. En zo missen we de kans om met elkaar grootse dingen te realiseren.
Als we kijken naar automatisering, zien we dat veel bedrijven zich de afgelopen jaren vooral gericht hebben op de interne automatisering. Dit is prima gelukt met de huidige ERP-oplossingen. Kijken we echter naar hoe deze bedrijven met hun klanten en leveranciers communiceren, dan zien we dat er vaak teruggeschakeld wordt naar papieren communicatie of zelfs een fax. Door deze manier van werken is er bij veel bedrijven geen inzage in de totale keten en zijn er administratief grote muren om bedrijven heen gebouwd. Het is bijna onmogelijk om klanten en leveranciers naar dezelfde informatie te laten kijken. Bovendien slaat iedereen die informatie ook nog eens 10 tot 20 keer op. Door de samenwerking van bedrijven in een ‘Supply Chain’ te verbeteren, zal zich dat uitbetalen in optimalisatie van de gehele keten. En dat zal resulteren in hogere efficiëntie, betere kwaliteit en hogere marges. Doordat je echt mag en kan samenwerken, zal het werk zinvoller worden en nemen we afscheid van laagwaardig administratief werk. We werken met elkaar aan het realiseren van mooie producten of diensten, met als neveneffect een goed bedrijfsresultaat.
De eerste stap is om over de impact en kansen van transparantie na te denken.
Wat zou er gebeuren als mijn klanten en leveranciers over alle informatie konden beschikken die ik al ergens in een systeem heb?

Tonnis de Boer, directeur TradeCloud

Supply Chain Finance: ketensamenwerking met potentie
Wel eens gehoord van Supply Chain Finance? Voor veel mensen is het nog een relatief vaag en onbekend begrip. Dat kan ook niet anders, want er is geen eensluidende definitie. Supply Chain Finance komt wat mij betreft neer op samenwerking tussen ten minste twee partijen binnen een waardeketen, gefaciliteerd door de ‘sterkste’ schakel, met als doel waarde te creëren voor alle participerende partijen. Door de onderlinge afstemming van de financiële en fysieke processen kunnen de geldstromen worden geoptimaliseerd. Noem het van mijn part financieel-economische ketensamenwerking. Door binnen een keten op een open en transparante manier informatie met elkaar te delen, kan veel tijd en geld worden bespaard. Hoewel ketensamenwerking in opmars is, verkeert Supply Chain Finance nog in een idealistische fase. Er is nog een lange weg te gaan en veel missiewerk te verrichten om dit echt van de grond te krijgen.
Supply Chain Finance geniet vandaag de dag vooral bekendheid in de vorm van Reverse Factoring. Dit is een financieringsinstrument dat veel grote, beursgenoteerde bedrijven de afgelopen jaren hebben ingezet als middel om hun leveranciers tegemoet te komen op het moment dat ze hun betalingstermijnen flink oprekten om hun cashflow een boost te geven. Hoe werkt het? Een kopende partij met een hoge kredietwaardigheid biedt haar leverancier de mogelijkheid om goedgekeurde facturen vroegtijdig te verkopen aan een bank. Dat wil zeggen: stel de betalingstermijn bedraagt 90 dagen en de goedkeuringstermijn 10 dagen, dan kan de leverancier al na 10 dagen betaald krijgen. In ruil voor vervroegde betaling wordt een disconto in mindering gebracht op het aan de leverancier te betalen bedrag. Dit disconto-tarief is gebaseerd op de credit rating van de afnemer en is vaak gunstiger dan het tarief waartegen de leverancier zelf bij zijn bank financiert. En zo is een mooie win-winoplossing geboren. De afnemer verlaagt haar werkkapitaal en verbetert hierdoor haar cashflow. Tegelijkertijd kan de leverancier zijn werkkapitaal verlagen ten opzichte van de oorspronkelijke situatie, heeft hij flexibele toegang tot liquiditeit en tegen lagere financieringskosten. Zo zijn er tal van varianten die onder de paraplu van Supply Chain Finance vallen te benoemen. Allemaal fantastisch, maar nauwelijks bekend. Hopelijk gaat dat snel veranderen.

Anita Gerrits, partner bij G-Ray

Bron: De Credit Manager, 2013, nummer 4.

Shares