In de industrie hebben robots de manier waarop bedrijven opereren ingrijpend veranderd. Het meest bekende voorbeeld is de introductie van de gerobotiseerde assemblagelijnen voor auto’s. Maar nu zien we dat de volgende fase van Automatisering, Robotic Process Automation (RPA) in de administratieve backoffice plaatsvindt. Een revolutie is aanstaande…

In een productieomgeving vervangen fysieke ‘robots’ de menselijke arbeiders die repetitieve taken uitvoeren. In de backoffice-omgeving gebeurt hetzelfde: software vervangt veel van de repetitieve taken van de administratieve medewerkers. Bijvoorbeeld taken die door mensen worden uitgevoerd bij het controleren, valideren, aggregeren en herinvoeren van gegevens kan eenvoudig stap voor stap worden geautomatiseerd.
In een groot aantal bedrijven is het automatiseren van backofficeprocessen al enige tijd aan de gang met het ontwikkelen en invoeren van macro’s die eenvoudige taken overnemen. Maar consequente toepassing van de nieuwe, steeds geavanceerdere RPA-oplossingen creëren een ‘virtuele beroepsgroep’ zoals we nooit eerder hebben gezien. De nieuwe generatie van RPA-oplossingen kunnen de arbeidsproductiviteit op dramatische wijze verhogen. Zodanig kosteneffectief en met een verhoogde nauwkeurigheid, dat arbeidsintensieve backofficefuncties worden ‘opgepakt’ door zich snel ontwikkelende RPA-technologieën.

Hoe RPA ‘Big IT’ kleiner maakt
RPA kan de vele inefficiënties die routinematig ontstaan aan de randen van ERP- en backofficesystemen drastisch verkorten. Ongeacht de industrie of de dienst zijn er altijd aanzienlijke uitdagingen die het ERP-systeem niet kan oplossen en die vragen om een handmatige workaround- of desktopoplossing. Ieder proces is op zichzelf klein en vereist niet veel inspanning, maar bij elkaar opgeteld leiden ze tot aanzienlijke inspanningen en kosten.
RPA-toepassingen kunnen dergelijke uitdagingen op een kosteneffectieve manier oplossen, zonder het risico op verstoring van de belangrijkste ‘Big IT-systemen. In feite, deze toepassingen laten ruimte om grote ERP-investeringen te doen die meer bijdragen aan de business.
Bij een juiste invoering van RPA is het wel belangrijk dat goede processen worden geautomatiseerd. Als bijvoorbeeld een onnodige processtap kan worden geëlimineerd, moet dat worden gedaan voor de invoering van de automatisering. De robottechnologie draagt dan bij aan de stroomlijning van de bedrijfsprocessen en het reduceren van de kosten. Deze transformatie neem het gehele proces in beschouwing, gedetailleerd en bekeken door een technologiebril. Het past best practices toe om het proces van het begin tot het eind te standaardiseren en te automatiseren, of dat nu financiën, supply chain, of credit mamagement is.

Waar is RPA het meest effectief?
De meest perfecte kandidaat voor RPA is een proces dat aan drie belangrijke voorwaarden voldoet, meestal binnen een end-to-end proces waarbij meerdere IT-applicaties zijn betrokken:
1. Het proces is consistent en dezelfde stappen worden herhaald uitgevoerd.
2. Het proces is gestandaardiseerd, gegevens worden op een vaste wijze in specifieke velden ingevoerd.
3. Het proces is ‘rules-based’, zodat het systeem beslissingen kan nemen in het geval van alternatieve uitkomsten.

In dergelijke situaties wordt de werknemer de spil in het proces, die toezicht houdt op de prestaties van de robot zonder tijd te verspillen aan handmatige taken. Dit soort processen komen in iedere organisatie overal voor. RPA-toepassingen zijn ingevoerd in een grote verscheidenheid aan processen waaronder:
• invoer en validatie van gegevens
• file- en datamanipulatie
• automatische opmaak
• multi-formaat bericht creatie
• UI manipulatie
• web scraping
• text mining
• uploaden en exporteren
• downloaden en importeren
• workflow versnelling
• valuta / wisselkoersverwerking
• reconciliaties.

Waarom is het een goedkope ‘Quick Fix’ voor het bedrijfsleven?
RPA kan worden ingevoerd ‘voor’ de systemen zoals die nu bestaan en functioneren. Er zijn geen complexe en dure integratietrajecten nodig, en er is geen gevaar voor onbedoelde technologieconsequenties, zoals die zo vaak complexe IT-projecten bemoeilijken.
Een typisch voorbeeld waarin RPA een oplossing kan zijn, is de situatie waarin een SAP-upgrade, die door de CIO nodig wordt gevonden, niet kan worden gefinancierd. In plaats van bestaande inefficiënties te laten bestaan, kan een RPA ‘non-invasieve chirurgie’ bieden tegen een fractie van de kosten van een SAP-upgrade. Een suboptimaal SAP-proces met een complexe user interface kan worden uitgevoerd met RPA-technologie, waardoor de organisatie betere prestaties bereikt met minder mensen en minder fouten.
Het is duidelijk dat dit een antwoord geeft op een behoefte, zonder dat het fundamentele probleem, namelijk dat het onlogische proces moet worden aangepast, wordt opgelost. Dat zou moeten betekenen dat een parallelle werkstroom wordt opgestart waarbij middelen worden vrijgemaakt om de gebroken processen te verbeteren, en dus om de robots uit te kunnen schakelen. In de markt zien we echter dat die middelen er niet komen. En dus blijven de robots in stilte hun bijdrage leveren, terwijl het transformatiedebat om hen heen blijft woeden.

Maar wacht tot de revolutie komt…
Op de korte tot middellange termijn is RPA een steeds geavanceerder middel om processen sneller en met minder fouten uit te voeren. Het terugbrengen van de kosten per werknemer in de kantooromgeving wordt minder belangrijk. Routinewerk wordt overgenomen door RPA, die doorgaat met het toepassen van regels, hoe complex die regels ook zijn. RPA neemt meer en meer de van oudsher handmatige taken over. De toepassingen zullen steeds geavanceerder worden, zowel door het ontdekken van nieuwe manieren om RPA-technologie toe te passen als door het verbeteren van het gereedschap zelf. Op dit moment is de staat van de technologie dat de softwarerobots niet meer op de desktops worden geïnstalleerd en analyseapplicaties worden toegevoegd die elke actie die wordt uitgevoerd controleren.

De uitzondering wordt de regel
In de toekomst zullen gemeenschappelijke sets van activiteiten worden vervangen door softwarerobots. Deze worden vervolgens aan elkaar geregen (georkestreerd) door een controlerende entiteit die de mens als de ‘interactie hub’ vervangt. Deze geautomatiseerde functie stuurt aanvragen voor menselijk ingrijpen wanneer een beslissing moet worden genomen of wanneer er zich een uitzonderingssituatie voordoet. Medewerkers ontwikkelen zich tot ‘super-beheerders’. Hun rol is het managen van het beslissingsproces, het oplossen van uitzonderingen. Ze houden toezicht op veel meer dan wat ze hadden kunnen beheren als ze verantwoordelijk waren geweest voor het uitvoeren van de processen. Het nettoresultaat is een verhoogde verwerkingscapaciteit, verbeterde nauwkeurigheid en een betere controle waarbij de factor menselijke arbeid meer levert met minder mensen en op een veel hoger niveau.
RPA is daarom een steeds belangrijker onderdeel van de toekomst voor straight through processing, managed by exception. De cultuur om te focusen op de exceptions zal een punt bereiken waar de technologie verantwoordelijk is voor het volledig geautomatiseerd uitvoeren van het end-to-end proces. Uitzonderingen worden gewoon ingevoerd in een omgeving die het naar de juiste persoon doorleidt. Met andere woorden, met de juiste regels zal de technologie zich gaan richten op het leveren bedrijfsresultaten.

Auteur: Lee Beardmore is Vice President en Chief Technology Officer bij Capgemini Business Services.
Bron: De Credit Manager, jaargang 2016, nummer 2.

Shares