Ongeveer de helft van de MKB-ondernemers krijgt facturen niet op tijd betaald. Daarmee scoort het betaalgedrag in het MKB slecht. Dit concludeert ING Economisch Bureau op basis van een enquête onder 1.200 MKB-ondernemers. Ondanks verschillende initiatieven zijn er nog altijd geen concrete oplossingen voor verbetering. De bal ligt daarom bij de ondernemer zelf. Een belangrijk aspect dat ondernemers zelf in de hand hebben, is het debiteurenbeleid binnen het bedrijf. Op dit gebied kan met name in het kleinbedrijf nog één en ander worden verbeterd.

Betalingstermijn afhankelijk van type klant
Slechts de helft van de MKB-ondernemers krijgt zijn factuur binnen de zelf gestelde betalingstermijn betaald. De andere helft dus niet. Overigens bestaan er binnen het MKB grote verschillen in betalingstermijnen. Het is dus moeilijk om de hele sector over één kam te scheren. Zo hanteert meer dan de helft van de zzp’ers een betalingstermijn van maximaal 14 dagen. Daarentegen stelt twee derde van de middelgrote ondernemers een termijn van maximaal 30 dagen. De gehanteerde betalingstermijn hangt onder meer samen met de branche waarin een bedrijf actief is en het type klant. Zo zijn veel zzp’ers en kleinere ondernemers actief in de B2C, zoals de horeca en detailhandel. Voor consumenten gelden doorgaans kortere betalingstermijnen dan tussen bedrijven onderling.

Betalingstermijn landbouw en industrie het langst
De betalingsmoraal varieert per sector. In vrijwel alle sectoren wordt gemiddeld later betaald. In de B2C wordt gemiddeld 5 dagen te laat betaald. In de B2B wordt gemiddeld 11 dagen later betaald. Het verschil tussen de werkelijke en de gestelde betalingstermijn is het grootst in de landbouw en industrie. In de landbouw bedraagt de door ondernemers gehanteerde betalingstermijn gemiddeld 23 dagen, terwijl de werkelijke betalingstermijn op 35 dagen ligt. Dit is bijna 2 weken later. Hetzelfde geldt voor de industrie. Daar hanteren ondernemers een betalingstermijn van gemiddeld 29 dagen, terwijl in de praktijk pas na 41 dagen wordt betaald. Het verschil is het kleinst in de detailhandel en horeca. Dit is ook logisch, aangezien in deze sectoren de factuur veelal vooraf, tijdens of direct na levering moet worden voldaan.

Bij 7% bepaalt klant de betalingstermijn
Om discussies met de klant over de betaaltermijn te voorkomen, is het van belang dat deze staat vermeld in de algemene voorwaarden. Twee derde van de ondervraagde ondernemers heeft de betalingstermijn standaard in de algemene voorwaarden opgenomen. Bij een kwart varieert de betalingstermijn per klant. Naarmate een bedrijf groter is (gemeten naar aantal werknemers), neemt het klantbelang toe en wordt de betalingstermijn daarop afgestemd. Bij ongeveer 1 op de 14 ondernemers (7%) wordt de betalingstermijn door de klant of opdrachtgever bepaald. Dit is met name het geval bij zzp’ers en kleinere ondernemers (maximaal 9 werknemers in dienst).

Onvoldoende liquide middelen bij de klant
Onvoldoende cashflow, een inefficiënte administratie en het profiteren van leverancierskrediet zijn volgens de ondervraagde ondernemers de 3 belangrijkste redenen waarom een klant niet op tijd betaalt. Maar ook hier zijn binnen het MKB weer grote verschillen zichtbaar. Dit hangt onder meer samen met de grootte van het bedrijf en de sector waarin het bedrijf actief is. Zo wijten zzp’ers te late betalingen vooral aan een inefficiënte administratie bij hun opdrachtgevers. Volgens kleine ondernemers met personeel is een gebrek aan voldoende liquiditeiten bij hun afnemers het grootste excuus. Middelgrote ondernemers vermoeden dat klanten hoofdzakelijk profiteren van leverancierskrediet. Wat neerkomt op een goedkope manier van geld lenen van de leverancier. Met name ondernemers actief in de bouw, transport en industrie denken dat klanten hiervan profiteren. Ondanks een lage rente is dit voor veel MKB-bedrijven blijkbaar nog altijd aantrekkelijker dan het afsluiten van een bankkrediet. Onvoldoende cashflow komt veelvuldig voor in de groothandel en de agrarische sector. Late betalingen vanwege een onjuiste of onduidelijke factuur of een geschil over een geleverde product of dienst komen zowel in het klein- als middenbedrijf relatief weinig voor.

Kleinere ondernemers met personeel kwetsbaar
Hoewel de helft van de ondernemers te laat betaald krijgt, leidt dit bij een meerderheid niet tot grote financiële problemen. Op basis van bedrijfsgrootte zijn het met name kleine ondernemers met personeel (tot 20 werknemers) die in de financiële problemen komen als facturen niet of te laat worden betaald. Zij zijn het meest kwetsbaar. Dit komt onder meer doordat ze vaak afhankelijk zijn van een beperkt aantal grote klanten. Als er dan één niet betaalt, merk je dat onmiddellijk in de financiële ruimte. Ook hebben deze bedrijven weinig onderhandelingsmacht. Daarnaast beschikken veel ondernemers door de economische tegenwind van de afgelopen jaren nog over onvoldoende financiële buffers om late betalingen op te vangen. Verder hebben deze ondernemers nog altijd moeilijk toegang tot krediet waarmee ze het werkkapitaal tijdelijk kunnen aanvullen.

Moreel appèl op grote bedrijven
Hoewel het betalingsgedrag van bedrijven al jarenlang bij verschillende instanties op de agenda staat, is het moeilijk om met concrete oplossingen te komen. Het in rekening brengen van boeterente werkt duidelijk niet, aangezien slechts een derde van de ondernemers van deze mogelijkheid gebruikmaakt. MKB Nederland probeert het gedrag te verbeteren door een vrijblijvend moreel appèl op grote bedrijven te doen. Tot nu toe hebben 18 grote bedrijven zich aan dit initiatief gecommitteerd. Een andere mogelijke oplossing is dat de overheid een hard wettelijk maximum aantal dagen oplegt waarbinnen een factuur moet worden betaald. De verwachtingen van ondernemers omtrent dit voorstel zijn verdeeld. Zo denken de meeste MKB’ers in de bouw, transport, zorg en groothandel dat de betalingsmoraal zal verbeteren bij overheidsingrijpen. Ondernemers in de detailhandel, horeca en industrie zijn daarentegen van mening dat overheidsingrijpen niet bijdraagt aan een verbetering van de betalingsmoraal.

Debiteurenbeleid in het MKB aanscherpen
Aangezien een concrete oplossing vooralsnog uitblijft, ligt de bal bij de ondernemer zelf. Een belangrijk aspect dat ondernemers zelf in de hand hebben, is het debiteurenbeleid binnen het bedrijf. Op dit gebied kan met name in het kleinbedrijf (tot 50 werknemers) nog één en ander worden verbeterd. Zo stuurt een derde van de ondernemers nog altijd een papieren factuur, terwijl digitaal factureren sneller en efficiënter is. Daarnaast is het van belang dat iemand in het bedrijf verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer en dat er tijdig consequente stappen worden ondernomen om betaling af te dwingen. Daarbij is nabellen vaak effectiever dan het sturen van een herinneringsmail, wat het gros van de MKB’ers doet. Het probleem van late betalingen wordt hierdoor zeker niet opgelost, maar zelfs een paar dagen eerder betaald krijgen leidt tot versterking van het werkkapitaal. Wat de ondernemer ruimte biedt om te investeren in groei en werkgelegenheid.

[kader]
Tips voor een actiever debiteurenbeleid
• Zorg voor foutloze facturen. Dit is een eerste vereiste om een factuur op tijd betaald te krijgen. Let daarbij onder meer op prijs, de berekening van de btw, het juiste ordernummer en eventuele bijlagen.
• Stuur digitale facturen in plaats van papieren.
• Screen en check een nieuwe klant op kredietwaardigheid voordat u er zaken mee doet.

• Maak duidelijke afspraken over de betalingstermijn. Vermeld deze ook duidelijk op uw factuur en in de algemene voorwaarden, zodat u daar altijd op kunt terugvallen.
• Beleg het debiteurenbeheer bij één of meer personen binnen het bedrijf, zodat iemand daar verantwoordelijk voor is en dat ook zo voelt.
• Breng betalingsproblemen in beeld en zoek uit waarom facturen te laat worden betaald.
• Zorg voor een efficiënte administratie om fouten en/of misverstanden zoveel mogelijk te voorkomen.
• Verbeter het factureringsproces: factureer bijvoorbeeld zo snel mogelijk nadat een order is geplaatst.
• Wees voorzichtig met verzamelfacturen. Enerzijds bespaart het tijd, anderzijds kan het tot vertraging in de uitbetaling leiden.

Auteur: Katinka Jongkind is Econoom MKB bij ING Economisch Bureau.
Bron: De Credit Manager, jaargang 2016, nummer 2.

Shares