De gerechtsdeurwaarderpraktijk digitaliseert in hoog tempo. De rechtspraak ontwikkelt een programma Kwaliteit en Innovatie Rechtspraak (KEI) om procedures eenvoudiger te maken. De eKantonrechter is inmiddels geïntroduceerd en voor het eExploot om digitaal bankbeslagen te leggen is een pilot ingericht. En sinds kort is er de DeurwaarderData App. Deze nieuwe App zorgt ervoor dat de gerechtsdeurwaarder goed geïnformeerd is over het dossier als hij aan de deur komt. De gekozen oplossing en andere relevante informatie worden ter plekke via de App vastgelegd en streaming verwerkt in het (online) dossier. Daarmee is de actuele status van het dossier 24/7 online in te zien voor de behandelaar, de opdrachtgever en de debiteur.

Exploten Route Planner
De basis voor de digitalisering is de centrale planning van alle deurwaardersroutes voor heel Nederland. Destijds ontwikkeld omdat met enige regelmaat deurwaarders van verschillende vestigingen elkaar in dezelfde straat tegenkwamen. De in eigen beheer ontwikkelde applicatie zorgt ervoor dat reistijd en gereden kilometers van de deurwaarder efficiënt worden ingezet. Alle exploten worden op volgorde geprint en kunnen bij de dichtstbijzijnde vestiging kant-en-klaar worden opgehaald.
De geplande routes worden ’s nachts via datacommunicatie in het navigatiesysteem van de deurwaarder gezet. Track & trace biedt de mogelijkheid om te zien op welk punt van de route de deurwaarder is aangekomen, om zo nodig een spoedexploot (digitaal) in de route te schieten. De deurwaarder heeft naast een tablet ook een printer in zijn auto om die nieuwe stukken onderweg uit te printen. Een exploot nog snel uit de route halen kan ook, als te elfder ure een oplossing voor het probleem bereikt is en het deurwaardersbezoek daarmee overbodig geworden is.
De logische volgende stap was om de deurwaarder mobiel toegang te bieden tot de digitale dossierinformatie achter het exploot.

Streaming
Het is noodzakelijk dat de gerechtsdeurwaarder beschikt over de meest actuele informatie in het digitale dossier. Vanaf het moment dat de routes ’s nachts gepland worden, kan hij nog muteren. Er kan bijvoorbeeld nog een betaling verwerkt zijn of een acceptabele regeling zijn getroffen. Daarbij is de dossierinformatie vanuit de centrale database ook online toegankelijk voor opdrachtgevers en debiteuren. Een dump van de informatie van de vorige dag is daarom geen afdoende oplossing.
Daarvoor is de automatisering geüpgraded met Hyper-V3 en Fusion-IO van Microsoft, die de systemen ruim voldoende krachtig maakt om informatie uit de centrale database streaming te ontsluiten voor onze gerechtsdeurwaarders als ze hun ambtshandelingen verrichten. En de informatie die ze terugmelden via de App direct beschikbaar te maken voor de behandelaar, opdrachtgever en debiteur.

Effectievere gesprekken
In gesprek met de debiteur is de complete dossierinformatie, inclusief de financiële historie, alle dossieraantekeningen en documenten, via een tablet en de DeurwaarderData App beveiligd beschikbaar. Daarmee worden gesprekken van de deurwaarder met de debiteuren inhoudelijker en effectiever. Ter plekke kan zo nodig alle dossierinformatie met de debiteur worden teruggelezen.

In de voorbereiding van de route kunnen de behandelaar en de gerechtsdeurwaarder documenten of aantekeningen die ze voor deze vordering belangrijk vinden, naar een daartoe bestemde folder kopiëren voor extra snelle toegang tot die informatie.
Na het bezoek noteert de deurwaarder zijn bevindingen via de tablet in de DeurwaarderData App, die de informatie automatisch in het digitale dossier verwerkt. Dat kan bijvoorbeeld gaan over de verhaalbaarheid van de vordering. Desgewenst kunnen er met de tablet foto’s gemaakt worden om aan het dossier toe te voegen. Van een auto die in aanmerking komt voor beslag roerende zaken bijvoorbeeld. Of van het pand waar de debiteur woont. Daardoor beschikken de behandelaars over meer en betere up-to-date informatie over de vordering.

Direct betalen met iDEAL
Het dossier koppelt met iDEAL waardoor een (aan)betaling van de vordering direct via de Tablet en de App kan worden gerealiseerd. Alle benodigde velden zijn al vooraf ingevuld, waardoor het doen van een betaling zich beperkt tot het autoriseren van de betaling.

Communicatieprofiel
Eerder in het proces worden alle vorderingen voorzien van een communicatieprofiel. Op basis van dat profiel wordt de communicatiestrategie voor de debiteuren ingericht. Die bepaalt de mediakeuze, inhoud en toon van de communicatie die gebruikt wordt in het incassoproces. Gesegmenteerde, debiteurgerichte incasso. Hetzelfde communicatieprofiel helpt de deurwaarder om de juiste woorden en toon te kiezen voor het gesprek met de debiteur. Historische informatie over eerdere contacten met de debiteur kan ook worden meegegeven in de App. Daardoor is vooraf bekend met wie we te maken hebben en waar de deurwaarder rekening mee moet houden.

Verhaalscore©
Verhaalscore© bepaalt de verhaalbaarheid van vorderingen op natuurlijke personen. Daarmee wordt het risico dat een vordering inclusief kosten en verschotten niet verhaald kan worden sterk beperkt. Verhaalscore© kwalificeert de verhaalbaarheid van de vordering(en) in vijf klassen: zeer slecht, slecht, redelijk, goed en zeer goed verhaalbaar. De cashflow komt sneller op gang, omdat de vorderingen die het best verhaalbaar zijn, het eerst behandeld worden.
Verhaalscore© geeft de deurwaarder ook informatie over de betaalcapaciteit van de debiteur en de kans op een volledige betaling of betalingsregeling. Het bepaalt daarmee de insteek van het gesprek voor de gerechtsdeurwaarder en geeft een indicatie van de bandbreedte die voor een betalingsregeling acceptabel is.
Met behulp van de berekende Verhaalscore© wordt de route zo gepland, dat de kans dat de debiteur persoonlijk gesproken wordt zo groot mogelijk is. Daardoor worden er meer kwalitatieve gesprekken gevoerd over vorderingen die de meeste kans van slagen bieden, waardoor hogere incassorendementen gerealiseerd worden.

DeurwaarderData App 2.0
De interface van de DeurwaarderData App zal in de volgende versie grafisch worden aangepast. Op basis van de gebruikerservaringen zullen waar nodig andere verbeteringen worden aangebracht. Waar kan het handiger, sneller, beter? Is de presentatie van de beschikbare informatie nu in lijn met de informatie zoals die in het ‘normale’ digitale dossier staat? En is de leesbaarheid – corpsgrootte en achtergronden – voldoende om samen met de debiteur door de informatie te scrollen? Het aanpassen en updaten van de App is relatief eenvoudig en goedkoop. In het gebruik zullen we de ideale DeurwaarderApp steeds dichter benaderen.

Auteur: Dick Kruiswijk is commercieel directeur van Groenewegen en Partners Gerechtsdeurwaarders.
Bron: De Credit Manager, 2014, nummer 2.

[/is_user_logged_in]

[is_user_logged_out][/is_user_logged_out]

Shares