Aalsmeer is het kloppend hart van de Nederlandse bloemen- en plantenexport. Op een steenworp afstand van het veilingcomplex ligt het hypermoderne distributiecentrum van Hilverda De Boer BV. Met een jaaromzet van ruim € 100 miljoen en klanten in meer dan 50 landen wereldwijd is het familiebedrijf één van de grootste bloemenexporteurs van ons land. Credit manager Alex Wolf is sinds 2005 verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Hoe is de creditmanagementfunctie georganiseerd?

Ondanks de economische recessie is de Nederlandse bloemenindustrie nog steeds een florerend exportproduct. In 2012 steeg de exportomzet in bloemen en planten met 3% tot een record van € 5,4 miljard. Dat blijkt uit de Kengetallen 2012 Groothandel Bloemkwekerijproducten van HBAG Bloemen en Planten, het kenniscentrum voor de agrarische groothandel in Aalsmeer. De exportwaarde steeg vooral in de eerste helft van het afgelopen jaar, om in de tweede helft weer te dalen. Met name december viel zwaar tegen (-13%), enerzijds door het missen van drie inkoopdagen, anderzijds door minder vraag rond Kerstmis. De verschillen per land en per productgroep waren groot. Bloemen deden het iets beter dan de pot- en tuinplanten. Minder export naar Zuid-Europa, meer naar Oost- en Noord-Europa en wisselende resultaten in de direct omliggende bestemmingen waren andere duidelijke trends. Opvallend is bovendien dat de omzetstijging is gerealiseerd door 5% minder groothandelaren. Het aantal exporteurs kromp in 2012 van 724 tot 686, net als het jaar ervoor een daling met 5%. Onder de kleinere exportbedrijven met een omzet minder dan € 2 miljoen was de krimp groter: 8% (van 421 in 2011 tot 386 eind 2012). Het aantal exporteurs met een grotere exportomzet dan € 40 miljoen klom van 28 naar 32.

Schaalvergroting
Credit manager Alex Wolf van bloemenexporteur Hilverda De Boer bevestigt de toenemende schaalvergroting in de groothandel. Belangrijkste verklaring is volgens hem de druk op de marges. ‘Tien jaar geleden was een rendement van 3 à 4% in de branche nog gebruikelijk. In de afgelopen jaren is de spoeling door de felle internationale concurrentie almaar dunner geworden. Inmiddels zitten we op een aanzienlijk lager niveau. Ik zeg wel eens gekscherend: ‘We kunnen ons geld beter op de bank zetten!’ Meer dan ooit tevoren komt het er dus op aan alle bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten, de kosten terug te dringen en tegelijk te blijven innoveren. Immers, als het rendement niet uit de lengte komt, moet het uit de breedte komen. ‘Voorspelbaarheid’ is hierbij het kernwoord, zowel kwalitatief, logistiek als financieel-administratief. Dit vergt forse investeringen. Zo heeft Hilverda De Boer in 2008 het distributiecentrum, dat is ingericht volgens de modernste logistieke en klimatologische technologieën, uitgebreid tot een oppervlakte van 38.500 m2. Ook is geïnvesteerd in de ontwikkeling van een fustsorteermachine en een online webshop. Voor middelgrote en kleinere spelers is dit alles financieel nauwelijks op te brengen, waardoor ze de boot gaan missen. Ik verwacht dan ook dat de schaalvergroting de komende jaren alleen nog maar zal toenemen.’

Learning by doing
Alex Wolf werkt sinds 2005 bij Hilverda De Boer. Vóór zijn indiensttreding vervulde hij diverse commerciële en managementfuncties bij bedrijven in binnen- en buitenland (zie kader). De overstap naar Hilverda De Boer bracht een nieuwe uitdaging voor hem mee: het opzetten van een gestructureerde afdeling debiteurenbeheer. Voor hem onbekend terrein, vertelt hij lachend. ‘In mijn eerdere functies had ik wel ervaring opgedaan met automatisering en financieel-administratieve processen, maar van credit management wist ik weinig tot niets. Ik heb het vak echt in de praktijk met vallen en opstaan moeten leren. Ofwel ‘learning by doing’. Dat geldt ook voor de specifieke eigenaardigheden van de bloemenbranche Een goed voorbeeld daarvan is de impact van de piekdagen, de ‘Special Days’, op omzet en uitstaand saldo. In tegenstelling tot andere exportbranches met daghandel, zoals groenten en fruit, hebben wij het hele jaar door te maken met zowel internationale als landgebonden feestdagen. Om er een paar te noemen: Chinees Nieuwjaar, Valentijnsdag, Grootmoederdag (Frankrijk), Vrouwendag (Oost-Europa), Moederdag, Studentendagen (Zweden), Eerste schooldag (Rusland), Allerheiligen en Kerstmis. Neem Valentijnsdag, dan wil de hele wereld op hetzelfde moment rode rozen hebben. Niet alleen de omzet verdubbelt, ook de prijzen schieten omhoog, met alle financiële risico’s van dien. Bij Moederdag daarentegen is de prijsontwikkeling gedempt door de spreiding in bloemenassortiment en in tijd: eerst komt Noorwegen, dan volgt Engeland, vervolgens komen Duitsland en Nederland, en Frankrijk is als laatste aan de beurt. Het heeft even geduurd voordat ik deze marktpatronen doorhad en snapte hoe ik m’n limieten moest stellen. Dat is de basis van credit management: pas als je kunt voorspellen wat er gebeurt, heb je controle en word je niet meer verrast.’

Pionierswerk
Niet alleen voor Alex Wolf was debiteurenbeheer een nieuw fenomeen, ook voor het bedrijf Hilverda De Boer. ‘Bij mijn aantreden was er niet zoiets als een centrale afdeling debiteurenbeheer. Ook een professioneel debiteuren¬beheerpakket ontbrak. Ik moest me behelpen met drie systemen: de verkoopadministratie, de boekhouding en Outlook. Kortom, er was een hoop pionierswerk te verzetten. Na advies te hebben ingewonnen bij HBAG Bloemen en Planten heeft de directie als eerste stap een creditmanagementpakket aangeschaft. De keuze is toen op Collect It/Cash Findings van CE-iT gevallen. Daar werken we nog steeds mee, naar volle tevredenheid. Als tweede stap heeft de directie besloten de kredietlimiet en betalingstermijn per klant voortaan contractueel vast te leggen. Enerzijds om het debiteurenbeleid van Hilverda De Boer eenduidig en helder te communiceren, anderzijds om klanten op hun betalingsgedrag te kunnen aanspreken. In de contracten is tegelijk een clausule opgenomen dat bij grote overschrijding van de betalingstermijn rente in rekening wordt gebracht. Deze keuze voor structureel credit management heeft effect gehad: de DSO van Hilverda De Boer is met veertien dagen gedaald, de cashflow is fors verbeterd en door het berekenen van rente zijn extra opbrengsten gegenereerd.’

Blokkeringssysteem
Naast creditmanagementsoftware en contractueel vastgelegde betalingstermijnen en limieten rust het debiteurenbeheer bij Hilverda De Boer op nog een belangrijke derde pijler: een automatisch blokkeringssysteem, direct gekoppeld aan de contracten. Alex Wolf: ‘Zodra een klant de limiet en/of de betalingstermijn overschrijdt, gaat de stekker eruit en kan er niet meer bij ons worden gekocht; wanneer er is betaald, pluggen we weer in. Dat klinkt rigide, en dat is het in zekere zin ook, maar… in de praktijk stellen we ons wel flexibel op. Afhankelijk van het verhaal en de omstandigheden van de klant, zijn we in beginsel altijd bereid om een regeling te treffen. Maar niet tot elke prijs, die tijd is echt voorbij. Als het moet, is Hilverda De Boer heel duidelijk naar klanten: ‘tot hier en niet verder’. De financiële crisis heeft in dat opzicht een positief effect. Het risicobewustzijn is sterk gegroeid, niet alleen bij ons bedrijf maar branchebreed. Vrijwel alle exporteurs hebben flinke klappen moeten incasseren en dat wil men niet nog een keer meemaken. Als credit managers hebben we wat dat betreft de wind in de rug. Vroeger konden klanten dreigen met de overstap naar een andere leverancier, omdat ze overal welkom waren. Die machtspositie is afgebrokkeld. Zeker op de Griekse markt kunnen klanten wel stoer doen, maar ze kunnen nergens anders terecht. En dat hebben ze inmiddels zelf ook door. Overigens trekt de branche op dit vlak weinig gezamenlijk op. Dat is voor een groot deel historisch gegroeid: de meeste bedrijven zijn ooit door echte ‘doeners’ opgericht, in een tijd van ‘ieder voor zich’. Er is bovendien sprake van een open markt met veel aanbieders. Dit maakt het lastig om met elkaar samen te werken en informatie te delen, zeker op zo’n gevoelig punt als debiteurenbeheer. Dat is best jammer. Ik zou het toejuichen als er meer overleg was tussen credit managers om gezamenlijk te voorkomen dat we opnieuw in de kredietvalkuil stappen.’

Kredietverzekering
Hebben jullie het creditmanagementbeleid vanwege de crisis nog extra aangescherpt? ‘Niet wezenlijk, maar dat hoeft ook niet’, antwoordt Alex Wolf. ‘Met de drie pijlers die ik zojuist heb beschreven, is ons credit management strak geregeld. Wel heeft Hilverda De Boer sinds 1 september 2012 een kredietverzekering bij Coface. Naast de behoefte van de directie om het debiteurenrisico nóg beter beheersbaar te maken, heeft ook meegespeeld dat het kabinet HBAG Bloemen en Planten, net als alle andere product- en bedrijfsschappen, per 1 januari 2014 wil opheffen. HBAG is voor ons als kennispartner en bron van gedetailleerde handelsinformatie van grote waarde; zonder die informatie zijn wij blind, doof en stom. Met Coface hebben we mogelijk een soort alternatief achter de hand. De samenwerking moet nog verder vorm krijgen. Oók een kwestie van ‘learning by doing’!’

Wie is Alex Wolf?
Alex Wolf (54) is geboren in Zuid-Afrika. Samen met z’n Duitse moeder en Nederlandse vader verhuisde hij op driejarige leeftijd naar Nederland. Na het behalen van zijn vwo-diploma studeerde Alex HEAO Communicatie en aansluitend, in de avonduren, HEAO BE. Hij startte zijn loopbaan als exportmanager bij Kinkelder (metaalsector). Voor dit bedrijf zette hij een dochteronderneming in de Verenigde Staten op. Vervolgens werkte hij onder meer als Area Manager bij Road Air, interim manager bij Haluco (groenten & fruit), bestuurslid/projectcoördinator bij ABAL Wereldwinkel en adjunct-directeur bij Stichting Collusie. Sinds 2005 is Alex werkzaam bij Hilverda De Boer als hoofd debiteurenbeheer. Hij omschrijft zichzelf als een ‘veelzijdig manager met hart voor duurzaamheid’.

De kleurrijke wereld van Hilverda De Boer
Hilverda De Boer is in 2000 ontstaan uit een fusie van Hilverda Bloemen en A. de Boer Bloemenexport. Het bedrijf is al ruim honderd jaar toonaangevend in de bloemenexport. In 1909 startte Jan J. Hilverda met het exporteren van buxus en snijbloemen. Anno 2013 is Hilverda De Boer met 220 medewerkers en 350 miljoen geëxporteerde stelen één van de grootste exporteurs van Nederland. Vanuit de hoofdvestiging in Aalsmeer worden dagelijks snijbloemen en snijgroen geleverd aan groothandels, bloemistenketens en evenementen¬organisatoren in Europa, Noord-Amerika, Azië en het Midden-Oosten. Hilverda De Boer maakt, samen met HilverdaKooij, Anton Spaargaren en Florist Holland, deel uit van de Koninklijke Hilverda Groep BV.

Facts & Figures
•    Export van snijbloemen naar ruim 50 landen wereldwijd.
•    220 medewerkers, waaronder 35 landgerichte verkopers en 20 productgerichte inkopers.
•    38.000 m2 geklimatiseerde bedrijfsruimte met 38 dock shelters.
•    Bestelgemak via een makkelijk toegankelijke en omvangrijke webshop.
•    Supreme Selections: eigen merk topkwaliteit bloemen.
•    Continue investering in innovatie, ICT, logistiek en financiële oplossingen.

Auteurs: Tom Bijleveld is redacteur van De Credit Manager.Geert de Vries is eindredacteur van De Credit Manager.
Bron: De Credit Manager, 2013, nummer 1.

Shares